Selon un travail collaboratif des scientifiques du domaine [Pedauque... ], le document numérique se définit selon 3 dimensions.





Ces trois dimensions se déclinent tout au long d'une chaîne technologique schématisée selon la figure suivante :


Cette chaîne se décompose selon 6 maillons principaux autour du document :
la dématérialisation – ou numérisation,
la mise en forme,
la gestion,
les éléments constituant la structure,
le transport,
les éléments de traitement.

Remarquons qu'un document numérique peut être rematérialisé sous forme d'écrit, de sons, etc.
Notons également que la notion de document, au-delà de l'écrit, s'étend aussi aux documents sonores, à l'image, éventuellement animée (vidéo).
De manière plus détaillée, la chaîne technique peut se décliner selon un nombre important de technologies clés.
En couplant cette chaîne technique aux usages, on obtient la chaîne de valeur économique du domaine qui impacte l'ensemble du fonctionnement d'une entreprise, dans ses relations internes ou externes, sur toutes ses fonctions et qui est parcourue transversalement par les notions de confiance, sécurité, rassurance.

Dans son acception courante un document est généralement défini comme le support physique d'une information. Plus précisément on peut le définir comme un ensemble de données informatives présentes sur un support, sous une forme permanente et lisible par l'homme ou par une machine. Il est donc le support physique de l'Information, il est la trace figée de l'Information d'un moment donné... mais n'est pas forcément sur support papier ; il est stockable, localisable, identifiable, mesurable...

Aujourd'hui, le document numérique a également acquis une valeur probante « la preuve littérale ou preuve par écrit résulte d'une suite de lettres, de caractères, de chiffres, ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission » (Article 1316 du code civil).

Paradoxe : alors que le document numérique s'impose dans un nombre croissant d'entreprises et d'administrations, peu d'organismes s'interrogent sur la gestion de ces documents au fil du temps.

Cette question est pourtant cruciale : un document numérique ne se traite pas comme un document papier ; il ne suffit pas de le ranger dans un classeur, lui-même classé dans une bibliothèque.

Plus complexe que son ancêtre papier, le document numérique nécessite un ensemble de procédures adaptées tout au long de sa vie, depuis son arrivée dans le périmètre de l'organisation ou sa création, jusqu'à son archivage, suivi éventuellement de sa destruction.

L'un des enjeux principaux des entreprises consiste donc à aller vers la gestion globale des contenus (en anglais Enterprise Content Management, ECM). Il s'agit de prendre en compte les informations sous forme électronique qui ne sont pas structurées, comme les documents électroniques, par opposition à celles déjà structurées dans les bases de données. À titre d'exemple, on va pouvoir gérer l'ensemble des informations d'un dossier client : courriers papier, courriels, fax, contrats, etc., dans une même infrastructure.

Dans l'économie de l'immatériel, on doit en effet pouvoir gérer des informations électroniques de toute nature. Le passage aux normes IAS/IFRS demande que l'on comptabilise des informations touchant au capital immatériel de l'entreprise. Il est donc nécessaire de structurer les données des entreprises, qui sont à la base de la création de valeur. Or il s'avère aujourd'hui que les entreprises et les administrations publiques doivent faire face à l'explosion du volume de contenus électroniques, non structurés ou semi-structurés, et à leur diversité, qu'ils soient issus de documents bureautiques (textes, tableaux, etc.), d'applications web (portails, intranets, extranets, sites web, etc.), de documentations techniques, des e-mails, etc. Selon la dernière étude de MARKESS International sur ce sujet, les enjeux majeurs de la gestion de contenu ont en effet trait à l'amélioration du travail collaboratif, à une meilleure accessibilité aux contenus, au partage des connaissances et à une recherche facilitée et accélérée.

La gestion de contenu est l'un des chantiers de l'ingénierie des connaissances. La qualification des contenus doit se faire à partir d'une analyse rigoureuse des métadonnées, en tenant un registre des métadonnées. Elle doit donc couvrir l'ensemble du cycle de vie de l'information non-structurée et doit permettre aux utilisateurs d'interagir avec l'information non structurée d'une manière efficiente et efficace, tout en offrant des opportunités pour que l'information et les processus s'y rattachant soient conformes aux lois et règlements régissant cette information, dans un secteur où le droit est en perpétuelle évolution (voir le droit de l'informatique).

La maîtrise du cycle de vie du document numérique soulève trois enjeux majeurs :

- Un enjeu stratégique : pouvoir rationaliser les processus documentaires et les solutions techniques, tout en maîtrisant les dépenses.

- Un enjeu tactique : pouvoir produire des preuves légales à tout instant, mais aussi garantir un accès aux documents d'entreprise.

- Un enjeu opérationnel : assurer la pérennité, l'intégrité, la sécurité et la traçabilité des documents numériques.